home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Dr. Windows 3 / dr win3.zip / dr win3 / UTILITY1 / ACCTMN13.ZIP / ACCTMAN.TXT < prev    next >
Text File  |  1994-01-08  |  36KB  |  1,073 lines
  1. (This is a text-only version of the Account Manager user manual.)
  2.                                         
  3.              Account Manager
  4.                     
  5.                version 1.3
  6.                     
  7.                     
  8.                 WinnoVation
  9.                     Innovation through Windows...
  10.                     
  11.                     
  12.          (C) Copyright 1993-1994
  13.                Winnovation
  14.               PO Box 271071
  15.        Ft. Collins, CO  80527-1071
  16.                    USA
  17.           
  18.        Telephone:  (303) 226-8682
  19.                     
  20.        FAX:  (303) 226-8682
  21.                     
  22.        E-mail:   CompuServe: 71774,605
  23.                    Internet: 71774.605@compuserve.com
  24.  
  25.  
  26. Introduction
  27. ------------
  28.  
  29. Account Manager is a tool designed for people  who
  30. must  keep  track of how much time they  spend  on
  31. different projects or accounts.  Examples of  such
  32. uses are...
  33.  
  34.    * A  person  who charges their time  to  several
  35.      different projects
  36.      
  37.    * Someone who bills to multiple clients
  38.      
  39.    * An  entrepreneur  who  must  keep  records  of
  40.      business  vs. personal use of a computer  for
  41.      tax purposes
  42.      
  43.    * And many more!
  44.      
  45. To  use  Account Manager, you "punch in"  to  each
  46. project or account as you begin working on it, and
  47. "punch out" when you are done.  At the end of  the
  48. week,  or  whenever you need a report of how  your
  49. time  was  spent, Account Manager will generate  a
  50. report,  showing  your time in varying  levels  of
  51. detail.
  52.  
  53. Account  Manager also has a convenient feature  to
  54. make  it  even easier to use.  After your list  of
  55. projects  has been entered, you can click  on  the
  56. Account  Manager icon with the right mouse  button
  57. to get the Quick Access List.  This list shows all
  58. of  the  projects in your list, and makes it  very
  59. easy and convenient to punch in and out of them.
  60.  
  61. For  even  greater  flexibility  and  convenience,
  62. Account Manager can automatically punch in or  out
  63. of a project or activate itself when certain user-
  64. specified applications are started.  You may never
  65. have to punch in or out manually!
  66.  
  67. For those occasions when you must exit Windows for
  68. whatever  reason, Account Manager includes  a  DOS
  69. command-line  interface so you  can  punch  in/out
  70. from DOS.
  71.  
  72. Note that Account Manager requires Windows 3.1.
  73.  
  74.  
  75. Packing List
  76. ------------
  77.  
  78. Your package should include the following:
  79.  
  80.      This manual
  81.      Distribution disk
  82.      License statement
  83.      
  84. The  following  files should  be  present  in  the
  85. distribution disk:
  86.  
  87.      ACCTMAN.EXE    Account Manager starter
  88.      $AM.EXE        Account Manager program
  89.      ACCTDLL.DLL    Account Mgr. support library
  90.      ACCTMAN.HLP    On-line help file
  91.      DOSACCT.EXE    DOS command-line interface
  92.      CTL3D.DLL      Library for 3D controls
  93.      ACCTMAN.TXT    Documentation text file
  94.      
  95. If   any   files   are  missing,  please   contact
  96. Winnovation.
  97.  
  98.  
  99. Installation
  100. ------------
  101.  
  102. Important: You must make sure no other  copies  of
  103. Account Manager are running when you install  this
  104. version.
  105.  
  106. If your disk came with a SETUP or INSTALL program,
  107. simply  run  that  program.  To  do  this,  select
  108. Run... from the File menu in Program Manager,  and
  109. type  a:\setup  or  a:\install (change  the  drive
  110. letter if necessary).
  111.  
  112. If  you  did  not receive an installation  program
  113. with your copy of Account Manager, you can install
  114. it  using the following instructions.  First, make
  115. sure  that no other copies of Account Manager  are
  116. currently  running.  Then simply copy all  of  the
  117. files  from the Account Manager distribution  disk
  118. to  a  directory such as C:\ACCTMAN.  To  do  this
  119. from  a  DOS prompt, type the following  (assuming
  120. your floppy drive is A: and your hard disk is C:):
  121.  
  122.      MKDIR C:\ACCTMAN
  123.      COPY A:\*.* C:\ACCTMAN
  124.      
  125. Also    move   the   file   CTL3D.DLL   to    your
  126. WINDOWS\SYSTEM directory.  You may need  to  close
  127. other  applications to perform this copy,  if  the
  128. file is in use.
  129.  
  130. After the files are copied, add Account Manager to
  131. a   Program  Manager  group.   To  do  this,  find
  132. ACCTMAN.EXE with the File Manager and drag  it  to
  133. the group you want in the Program Manager.  To run
  134. Account Manager every time you start Windows,  add
  135. Account  Manager to the Startup group  in  Program
  136. Manager.   See  your  Windows manual  if  you  are
  137. unsure about how to do any of these steps.
  138.  
  139.  
  140. Upgrading from an older version
  141. -------------------------------
  142.  
  143. If  you are upgrading to Account Manager 1.3  from
  144. an older version, you should make a backup copy of
  145. your  project list and database files.   The  file
  146. formats that this version uses are different  from
  147. the  previous  versions, and  the  files  will  be
  148. converted  immediately  to  the  new  format  when
  149. Account Manager 1.3 starts.
  150.  
  151.  
  152. Registration
  153. ------------
  154.  
  155. When  Account Manager is first started,  you  will
  156. see  a  registration reminder screen.   Click  the
  157. Register... button and you will see the  following
  158. registration screen:
  159.  
  160.                     
  161.                     
  162. Enter  your name EXACTLY as shown on your  license
  163. statement,  and  enter  your  serial  number   and
  164. registration  code  (also  found  on  the  license
  165. statement).
  166.  
  167.  
  168. Getting Started
  169. ---------------
  170.  
  171. This section is intended as a general overview  to
  172. using  Account  Manager.  For more detail,  please
  173. refer to the reference section.  Please note  that
  174. the   words  "project"  and  "account"  are   used
  175. interchangeably within this manual.
  176.  
  177. When  you  start Account Manager, you will  see  a
  178. screen similar to the following:
  179.  
  180.                     
  181.                     
  182. The  large  space on the left side is the  project
  183. list.   You  should enter each project or  account
  184. that you work on in to this list.  To do this, you
  185. should  click on the top portion of the list  (you
  186. will  then see a flashing cursor there), type  the
  187. name  of  the  project, and click the Add  button.
  188. When you do this, you will notice that the project
  189. has  been added to the list.  Repeat this step for
  190. each project that you want to enter.
  191.  
  192. For  each  project that you enter, you may  select
  193. whether or not Account Manager should prompt for a
  194. comment  when  punching in  to  that  project.   A
  195. comment  is simply additional information to  help
  196. you  track  your  time with more detail  (see  the
  197. Comments   section  in  this   manual   for   more
  198. information).
  199.  
  200. After  all of the projects have been entered,  you
  201. may  punch  in to one.  To punch in to a  project,
  202. select  the project in the list and click  the  In
  203. button.   Alternatively, you may  double-click  on
  204. the  project name in the list.  If the Prompt  for
  205. Comment box was checked, you will be prompted  for
  206. a  comment for this session.  After you punch  in,
  207. the  status line at the bottom of the window  will
  208. reflect which project you are punched in to.
  209.  
  210. To  punch out of a project, simply click  the  Out
  211. button.   You  can also just punch in  to  another
  212. project  -- this will automatically punch you  out
  213. of the first one.
  214.  
  215. To  make  punching  in  and out  more  convenient,
  216. Account Manager provides a Quick Access List.   To
  217. access  this  list, minimize Account  Manager  and
  218. click  on  the  icon with the right mouse  button.
  219. This will bring up a list of your projects for you
  220. to conveniently punch in to and out of.
  221.  
  222. If  you wish to delete a project, select it in the
  223. list  and press the Delete button.  Note that this
  224. will  not delete the data in the database for that
  225. project -- it will merely remove the project  from
  226. the Project List.
  227.  
  228. To  generate  a  report, select Create  Reports...
  229. from  the Reports menu.  You will have the  option
  230. of  creating  several different kinds of  reports.
  231. For  details  about  the  different  report  types
  232. please refer to the reference section.
  233.  
  234.  
  235. ---------
  236. Reference
  237. ---------
  238.  
  239.  
  240. Project Lists and Databases
  241. ---------------------------
  242.  
  243. In  Account  Manager,  the Project  List  and  the
  244. Database   are  two  different  things.    It   is
  245. important to understand the differenc